Veris Bouwmaterialengroep · Bouwmaterialen · Logistiek
Eerst zien waar de tijd weglekt, dan pas bouwen
Vier dagen meelopen met de klantenservice en de planning, om te vinden waar AI écht tijd oplevert. Voordat er iets gebouwd wordt.
Introductie
Voordat je een oplossing bouwt, moet je weten waar de tijd echt heen gaat. Bij Veris liepen we vier dagen mee op de logistieke vloer om precies dat te vinden: geen aanname, maar het werk zoals het echt loopt.
De aanleiding
De processen liepen stroef, maar het was niet scherp wáár. Twee afdelingen droegen elk hun eigen handmatige last. De klantenservice worstelde met het opsporen van levertijden en met voorraadverschillen tussen twee systemen die niet met elkaar praten. De planning begon de dag met uitgeprinte lijsten, handgeschreven blaadjes en een fysieke rondgang over het terrein voordat er ook maar één route stond. Goed georganiseerd, maar bijna volledig met de hand.
De aanpak
Vier schaduwdagen bij de vestiging. We keken mee bij de klantenservice en de planning, stelden vragen en reconstrueerden de dagelijkse werkwijze stap voor stap. Elke stap valideerden we met het team zelf, zodat het beeld klopte met de praktijk en niet met een aanname.
Samen met de mensen op de vloer bepaalden we welke kansen de meeste impact opleveren tegen de minste inspanning, en zetten we ze op volgorde. De oplossingsrichting kwam grotendeels uit het team zelf. Zo schaal je alleen wat bewezen werkt.
Wat we vonden
De dagelijkse zoektocht naar levertijden
Voor elke backorder zoekt iemand handmatig de bijbehorende inkooporder op, haalt de leveranciersbevestiging erbij (de ene leverancier stuurt die altijd, de andere nooit), vult de levertijd met de hand in en stuurt de update rond via een tool die daar niet voor bedoeld is. Elke dag opnieuw, per order.
Een planningsketen van tien handmatige stappen
Een order reist via een export naar Excel, het handmatig tellen van palletplaatsen, een fysieke inventarisatie in het magazijn, een met de hand samengestelde route en dan weer terug het systeem in. Pas daarna kan een chauffeur rijden. Een grote paal van twee meter telt als één pallet in het systeem, maar neemt in de vrachtwagen de ruimte van drie in. Die inschatting zit in het hoofd van de planner.
Kennis die bij één persoon zit
De uitzonderingen en de impliciete regels (wanneer iets op één pallet moet, hoe een systeem in de praktijk te lezen is) zitten vrijwel volledig bij één medewerker. Valt die een paar dagen weg, dan loopt het plein vol en bouwt de rest er letterlijk omheen.
Laten we het ideale scenario automatiseren. Zodra de levertijd is gevuld, sturen we die automatisch naar de leden, zodat wij daar geen omkijken meer aan hebben.
Wat het opleverde
- ✓ Een helder beeld van waar de frictie echt zit, niet waar men het vermoedde
- ✓ Zeven onderbouwde use cases, op volgorde van impact en inspanning
- ✓ Een continuïteitsrisico zichtbaar en bespreekbaar gemaakt
- ✓ Een onderbouwde business case vóór er een euro in techniek gaat
Herkenbaar?
Plan een gesprek en we kijken samen waar jullie eerste stap ligt.